Pengertian Sekretaris: Peran dan Tanggung Jawab

OmKicau.ID kali ini akan memberikan pembahasan tentang apa itu pengertian sekertaris, definisi, peran penting dan tanggung jawabnya serta keterampilan apa saja yang harus dapat memenuhi kriterianya ya.

Jika kalian sudah menjadi bos / direktur tetap suatu perusahaan besar, misalnya. Tentu harus memerlukan rekan partner kerja yang mumpuni atau sering dibilang itu sekertaris ya.

Sekretaris adalah sosok yang memiliki peran krusial dalam menjaga kelancaran berbagai kegiatan administratif di sebuah organisasi. Dalam dunia bisnis, peran seorang sekretaris sering kali dianggap sebagai tulang punggung yang mendukung berbagai aktivitas operasional perusahaan. Namun, apa sebenarnya pengertian dari posisi sekretaris ini?.

Pengertian Sekretaris

Definisi Sekretaris

Sekretaris adalah seseorang yang bertugas untuk menyelenggarakan segala hal terkait administrasi, komunikasi, dan koordinasi di dalam sebuah entitas, seperti perusahaan, lembaga pemerintah, organisasi non-profit, atau bahkan di tingkat personal.

Peran seorang sekretaris mencakup berbagai aspek, mulai dari menjadwalkan rapat, mengurus korespondensi, hingga menyimpan dan mengelola dokumen penting perusahaan.

Peran dan Tanggung Jawab

berikut adalah peran dan tanggung jawab seorang sekretaris:

– Administrasi Umum:

Bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi umum perusahaan, termasuk pengaturan jadwal, pemeliharaan sistem filing, dan pengarsipan dokumen.

– Korespondensi:

Menangani surat-menyurat dan komunikasi internal maupun eksternal perusahaan, seperti surat, email, dan telepon.

– Penyelenggaraan Rapat:

Mengatur dan menyiapkan kebutuhan rapat, termasuk menyusun agenda, membuat notulensi, serta menyediakan fasilitas yang diperlukan.

– Penanganan Informasi Rahasia:

Menjaga kerahasiaan informasi dan dokumen penting perusahaan serta melindungi kepentingan perusahaan dari akses yang tidak sah.

– Penerima Tamu:

Menyambut tamu-tamu perusahaan dengan ramah, memberikan informasi yang diperlukan, dan mengarahkan mereka ke tempat yang tepat.

– Pengelolaan Data:

Bertanggung jawab atas pengelolaan data dan informasi perusahaan, termasuk penyusunan laporan dan presentasi.

– Koordinasi:

Berperan sebagai penghubung antara berbagai departemen dalam perusahaan serta antara perusahaan dengan pihak eksternal.

Keterampilan yang Dibutuhkan

Tentunya, berikut adalah beberapa keterampilan yang sangat diperlukan bagi seorang sekretaris:

Komunikasi yang Efektif: Kemampuan berkomunikasi dengan baik, baik secara lisan maupun tertulis, sangat penting untuk menjalankan tugas sehari-hari dengan baik.
Keterampilan Organisasi: Kemampuan untuk mengatur informasi, waktu, dan tugas-tugas dengan efisien agar dapat menjaga kelancaran operasional.
Keahlian Teknologi: Penguasaan terhadap perangkat lunak perkantoran dan teknologi terkini membantu dalam menyelesaikan tugas-tugas administratif dengan lebih efisien.
Keterampilan Multitasking: Kemampuan untuk melakukan beberapa tugas secara bersamaan tanpa mengorbankan kualitas pekerjaan menjadi keterampilan yang sangat dihargai.
Etika Profesional: Memiliki etika kerja yang tinggi dalam berinteraksi dengan rekan kerja, atasan, dan pihak eksternal, serta menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.

Kesimpulan

Sekretaris memiliki peran penting dalam memastikan kelancaran operasional sebuah organisasi. Dengan kemampuan administratif, komunikasi yang efektif, dan keterampilan organisasi yang baik, seorang sekretaris dapat menjadi tulang punggung yang mendukung kesuksesan perusahaan.

Oleh karena itu, pemahaman yang mendalam tentang pengertian sekretaris dan tanggung jawabnya sangatlah penting dalam konteks bisnis modern. Semoga info seputar pengertian sekertaris ini bisa menambah wawasan temen-temen semua ya. Sukses selalu – by : OmKicau.ID